Miért halogatjuk a könyvelőváltást?
A legtöbben azért maradnak egy könyvelőnél, akivel már nem elégedettek, mert tartanak attól, hogy a váltás közben elveszik valami: egy fontos bizonylat, egy korábbi egyeztetés, vagy éppen az, hogy ki tudja, mit is kell egyáltalán átadni. Ez a bizonytalanság sokszor nagyobb gond, mint maga a váltás.
Mikor érdemes időzíteni a váltást?
A váltás bármikor elindítható, de van néhány időpont, ami egyszerűbbé teszi:
- Egy lezárt időszak (például egy negyedév vagy az üzleti év) vége, mert így nem kell egy nyitott időszakot két könyvelő között megosztani.
- Amikor még nincs sürgős, közelgő beadási határidő, így nyugodtabb a folyamat.
- Amikor a vállalkozásod adatai (bank, számlázó) amúgy is rendben vannak, mert ez lerövidíti az átvételt.
Ha egy adott hónap közepén kell váltanod, az sem lehetetlen, csak több egyeztetést igényel arról, hogy melyik könyvelő zárja le az adott időszakot.
Mit kérj be a régi könyvelődtől?
A leggyakoribb ok, amiért egy váltás elhúzódik, hogy nem gyűjtjük össze időben, mire lesz szükség. Érdemes írásban kérni legalább a következőket:
- A főkönyvi kivonatot és a folyamatban lévő időszak részletes könyvelését.
- A korábbi bevallások másolatait és az azokhoz tartozó alátámasztó dokumentumokat.
- A tárgyi eszközök és az esetleges készletek nyilvántartását, ha ezekkel dolgozik a vállalkozásod.
- A bérszámfejtéshez kapcsolódó adatokat, ha ez is a régi könyvelőnél volt.
- Az esetleges folyamatban lévő ügyeket: hatósági megkeresést, függő kérdést, amiről tudnod kell.
Ezeket érdemes minél korábban, írásban kérni, hogy legyen idő pótolni, ha valami hiányzik.
Mi történik, ha valami mégis hiányzik?
Előfordul, hogy egy régi bizonylat nem kerül elő, vagy egy korábbi döntés indoklása nincs leírva sehol. Ez nem feltétlenül akadálya a váltásnak: egy jó új könyvelő tudja kezelni a hiányos átadást is, csak jelezni kell neki időben, hogy mire nincs rálátása.
A legjobb átadás nem az, amiben minden tökéletes, hanem amiben világos, hogy mi hiányzik, és ki miért felel érte.
Összefoglalva
A könyvelőváltás nem egy bonyolult, kockázatos lépés, ha van egy világos listád arról, mit kell bekérni, és van rá elég idő. A díjmentes váltás pontosan azt jelenti, hogy ezt a listát és az átvétel adminisztrációját nem neked kell egyedül végigvinned.
